４月は給与計算システムの社員情報を点検した方が良い時期！？

４月は新年度。多くの企業で入退社手続きに追われている季節ではないでしょうか。
入退社手続きが終わったら、次は給与計算システムに登録した社員情報を
いまいちどチェックしても良い時期かもしれません。

◆７月の年度更新と算定基礎届提出に向けて

なぜ給与システムに登録した社員情報をチェックした方が良いのか。
それは７月に労働保険料の概算確定申告（以下、年度更新）と社会保険料の算定基礎届提出（以下、算定）が
控えているからです。

まず年度更新の観点から見ていきましょう。

年度更新は毎年４月１日から翌年３月３１日までに使用したすべての労働者に支払われた賃金の総額を
計算する作業です。労働者とひとくくりにしましたが、年度更新上の労働者は
【常用労働者】【臨時労働者】【出向労働者】【労働者扱いの役員】に分類されます。

そして、ここが点検ポイントの１つです。

多くの給与計算システムでは、労働者情報を登録する際にこの４つの分類のどれに該当するか
☑欄がありますが、この✓を間違うと誤った労働保険料の申告となってしまうのです。

特に注意しなければならないのは常用労働者と臨時労働者の✓誤りです。
概ね次の通りの相違とお考え下さい。

・常用労働者→雇用保険被保険者である労働者

・臨時労働者→雇用保険被保険者でない労働者

注意するべきは常用労働者＝正社員ではないという点です。

このチェックを誤ってしまうと正しい労働保険料の納付ができず、後日労働局の労働保険料調査が
あった際に不足額の指摘を受けると不足額と共に不足額の１０％が追徴金として徴収されてしまう
のでお気を付けください。

次に算定の観点を見ていきましょう。

算定とは、健康保険及び厚生年金保険（いわゆる社会保険）の被保険者の実際の報酬と現行の標準報酬月額と
の間に大きな差が生じないように、毎年７月１日現在で使用しているすべての被保険者に４～６月に支払った
賃金を算定基礎届によって日本年金機構に提出するものです。

これにより毎年９月からの新しい社会保険等級が決まることになります。

点検ポイントは社会保険上の【報酬】の考え方です。

通常、給与計算システムでは手当項目の設定ページで
「社会保険の報酬に該当するか、所得税の課税対象に該当するか」を選ぶ欄があるはずです。

たとえば非課税枠内の通勤手当は所得税の非課税対象となるので所得税の課税対象にはならないよう
選択肢を選んでおく必要がありますが、社会保険では非課税通勤手当も報酬に該当します。

ですので、手当項目の設定ページで誤りがないように設定しておかなければなりません。
特に新しい手当を新設した場合にこの選択肢が誤っているケースが散見されます。

一方で出張旅費について所得税は原則非課税であり、かつ社会保険でも報酬には
該当しないとされていますので注意が必要です。出張旅費手当を支給項目で設定している場合は
再度確認作業されることをおすすめします。

以上の点を踏まえ、是非４月のこの時期に給与計算システムの情報見直しを行い、
正しい年度更新と算定ができるように準備しましょう。

今回説明させていただきました内容のほかにも、年度更新や算定で
気を付けなければならない点は幾つもあります。

ご不明な点やお困りのことがあればまずはみらいパートナーズにご相談ください。