採用の際に知っておくべき応募者情報の調査の話

採用活動を行う際、ほとんどの企業が「履歴書」を提出を求めているかと思います。そこに記入されている情報をどう取り扱い、またその情報を元に応募者の調査を行うことができるのかをお話いたします。

◆採用に関する情報の取扱いとは

まず、履歴書や面接で得た情報は、応募者の「個人情報」に該当することをご理解ください。個人情報の取得には、利用目的を特定の上、その目的の通知や公表が必要であり、目的以外のことに取得した情報を利用することはできません。

◆履歴書や面接で得た情報を元に調査を行うには

採用する際、応募者から取得した情報が正しいか、何らかの形で確認したいという企業もあるでしょう。
特に中途採用の場合、前職における経験、働きぶり等が重要視されるため、応募者の元企業に勤務態度等を確認したいと考える方も多いと思います。その際は以下の５点に気を付けて対応を行いましょう。

①企業は応募者から取得した情報を応募者の前職の企業に問いあわせる等のリファレンスチェック（信用照会）に利用すること、その結果を採用判断に用いることの通知、もしくは公表を行っておくこと。

②応募者から①のような形で情報を取得することの同意を得ておくこと。

③要配慮個人情報（人種、信条、病歴、犯罪の経歴、犯罪により罪を被った事実等）や収集禁止情報（人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出身地その他社会的差別の原因となる恐れのある事項、思想および信条、労働組合への加入状況）に関しては調査の上で取得しないように注意すること。

④採用企業が応募者から取得した個人情報を前職の企業に提供することの同意を応募者から取っておく必要があること、併せて提供した記録を残すこと。

⑤応募者の前職の企業に関しても採用企業に情報を提供する場合には応募者から情報提供の同意を得る必要があり、④と同様、提供した記録を残すこと。

情報収集には上記のような取り決め（個人情報保護法、職業安定法による）があり、かなり厳しいものとなっております。また採用選考について、厚生労働省は「本人の適正、能力のみに基づいて判断すべき」との立場を取っており、今後、このような調査には否定的な見解が示される可能性はあります。実際行うかどうかは、今後の行政の姿勢や世論等を踏まえ、慎重に判断してください。

採用のことについて詳しく知りたいという方は無料相談も承っておりますので、ぜひご活用ください。

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