「出張旅費規程」を作成するときに気を付けていること

就業規則作成のお引き合いを頂く事の少なくない我々が、その中でも作成依頼を多く受ける規程の１つが「出張旅費規程」です。社労士ならではの観点で、出張旅費規程を作成するときに気を付けていることをお話しします。

◆出張旅費規程
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出張旅費規程は、従業員等が遠方に出張する際、交通費や宿泊費、日当などの経費の扱い方を企業内でルール化するために作成するものです。

所得税法９条第１項第４号で
「給与所得を有する者が勤務する場所を離れてその職務を遂行するため旅行をし、若しくは転任に伴う転居のための旅行をした場合又は就職若しくは退職をした者若しくは死亡による退職をした者の遺族がこれらに伴う転居のための旅行をした場合に、その旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で、その旅行について通常必要であると認められるもの」については、所得税を課さないとしています。

出張旅費規程のお問合せでよくあるのが「旅費の上限額は？」「日当の上限額は？」というお声ですが、これについては社労士よりも税理士の先生方にお尋ね頂いた方が安心です。

我々も企業の出張旅費規程を作成する際は、その企業の顧問税理士の先生方のご意見をお伺いした上で作成していくことが多いです。

ちなみに金額については「国家公務員等の旅費に関する法律」における最上位等級である内閣総理大臣・最高裁長官が国内出張した場合の日当額が3,800円、宿泊代が19,100円、食卓料が3,800円となっておりますので、金額を決める上では１つの参考にはなるでしょう。

◆作成時に気を付けていること
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では、我々が作成するときに出張旅費規程で気を付けている点とはどんな部分でしょうか。

たとえば「清算方法」の規定です。
これは給与計算を多く受ける社労士ならではの観点かもしれません。

出張旅費を給与振込と同時に精算する場合、給与計算システムの支給項目に「出張旅費精算額」として設定している企業様も多いでしょう。もちろん、給与計算システムが上手く設定されていれば特に問題ないのですが、たまにシステムの設定が上手くできておらず出張旅費に所得税がかかっていたり、場合によっては労働保険料や社会保険料の対象となる賃金として設定されてしまっているケースをお見かけする事もあります。

これではせっかく作成した出張旅費規程も意味を成しませんので、たとえば「出張旅費精算額は、月次の賃金支給時に、控除項目にて精算する」などの規定を入れると、給与計算で誤って課税される事も少なくなるはずです。

各専門家の意見や視点をうまく取り入れて、会社それぞれの規定を作成して頂ければ嬉しいです。

みらいパートナーズでは出張旅費規程のスポット作成も承っております。ご用命ある場合はいつでもご相談ください。

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