勤怠管理システムの導入を検討する際、ジョブカンとKING OF TIMEのどちらが自社に合うか迷われる方もいらっしゃることでしょう。
どちらも勤怠管理に必要な機能を備えていますが、最適な選択は、働き方、打刻環境、勤怠ルール、給与計算の流れによって異なります。
製品名や料金だけを比べるのではなく、現在の業務で必要な処理を問題なく行えるかを確認することが重要です。
導入後の設定や従業員への案内まで見据えて比較すると、運用の負担を抑えやすくなります。
ここでは、ジョブカンとKING OF TIMEを比較する際の考え方を解説します。
比較前に何を整理する？
勤務形態と勤怠ルールを確認する
最初に、正社員、パート・アルバイト、シフト勤務者など、従業員ごとの勤務形態を整理します。
固定時間勤務、変形労働時間制、フレックスタイム制などを採用している場合は、制度に沿った集計や管理が必要です。
始業・終業時刻、休憩、残業申請、休日出勤、代休、休暇の扱いを、就業規則や社内規程と照らし合わせましょう。
実際の運用と規程にずれがある場合は、製品比較の前に整理することが大切です。
打刻する場所と方法を確認する
オフィス、店舗、工場、訪問先など、従業員がどこで打刻するかを確認します。
パソコン、スマートフォン、ICカード、生体認証など、必要な打刻方法を洗い出しましょう。
直行直帰や複数拠点勤務がある場合は、打刻の確認方法や修正時の手順も重要です。
現場で無理なく使え、管理者が確認しやすい方法かという視点で比較します。
月次業務の流れを確認する
勤怠の締め日、給与の締め日、給与支払日を確認し、月次業務の流れを整理します。
打刻漏れを誰が確認し、残業や休暇を誰が承認し、どの時点で勤怠データを確定するかを明確にしましょう。
給与計算へ渡す項目と確認担当者を決めておくと、比較時に必要な連携方法を判断しやすくなります。
現行業務の手作業や確認の負担を洗い出すことも、選定の基準になります。
どの機能と運用を比べる？
打刻・集計・申請の機能を比べる
必要な打刻方法、勤務時間の集計、シフトや休暇の管理、残業・打刻修正の申請などを比較します。
自社の勤務形態に必要な処理を、実際の画面や説明資料で確認することが大切です。
機能の数だけではなく、従業員と管理者が日常的に操作しやすいかも確認しましょう。
打刻漏れや長時間労働などを把握する際の通知や確認の流れも、運用に合わせて検討します。
給与計算との連携方法を比べる
勤怠データを給与計算へ渡す方法は、月次業務の効率に影響します。
連携機能を使う場合でも、残業、休暇、欠勤など、自社に必要な項目が正しく受け渡されるかを確認します。
データを出力して取り込む方法では、作業手順、確認者、締め後の修正ルールを決める必要があります。
現在利用している給与計算ソフトや、今後導入予定の仕組みとの関係を踏まえて比較しましょう。
権限とサポートの範囲を比べる
従業員、上長、人事・労務担当者など、役割ごとに必要な閲覧・修正・承認の範囲を考えます。
組織変更、承認者の不在、担当者の交代があった場合に、設定を見直しやすいかも確認ポイントです。
初期設定の支援、問い合わせ先、運用変更時の対応など、利用開始後のサポート内容も比較します。
担当者の知識や社内の体制に合う運用ができるかを見極めることが重要です。
比較結果を導入判断へどうつなげる？
優先条件を決めて比較する
比較項目を並べたら、自社にとって譲れない条件を決めます。
たとえば、特定の打刻方法、勤務形態への対応、給与計算とのデータ受け渡し、管理者の操作負担などが考えられます。
すべての条件を同じ重さで比べるのではなく、日常の業務に影響が大きい順に整理しましょう。
選定理由を関係者で共有すると、導入後の認識違いを防ぎやすくなります。
試験運用で締め処理まで確認する
候補を絞った後は、可能であれば実際の勤怠ルールを前提に操作を確認します。
打刻、申請、承認、締め処理、給与計算へのデータ受け渡しまでを一連で試すことが重要です。
月途中の入退社、休暇、休日出勤、打刻漏れなど、起こりやすい事例も確認対象にします。
現場と管理者の双方から意見を聞き、設定や手順に課題がないかを確認しましょう。
導入後の役割と案内を整える
導入するシステムを決めたら、設定担当者、承認者、問い合わせを受ける担当者を明確にします。
従業員には、打刻方法、申請の期限、打刻を忘れた場合の連絡先を分かりやすく案内します。
開始直後は質問や修正が増えやすいため、よくある質問をまとめ、手順を見直すことが大切です。
システムの設定と勤怠ルールが実態に合っているかを定期的に確認し、運用を整えていきましょう。
まとめ
ジョブカンとKING OF TIMEを比較する際は、製品の名称や料金だけでなく、自社の勤務形態、打刻環境、勤怠ルール、給与計算の流れを整理することが重要です。
打刻・集計・申請の機能、給与計算との連携方法、権限とサポートの範囲を、実際の業務に照らして比べましょう。
候補を絞った後は、締め処理までの試験運用を行い、現場と管理者の双方が無理なく使えるかを確認することが大切です。
選定後も設定と手順を見直し、実態に合った勤怠管理を続けていきましょう。
みらいパートナーズでは、勤怠ルールと給与計算の流れを踏まえ、主要な勤怠管理システムの選定、設定、運用の見直しを支援しています。
ジョブカンやKING OF TIMEを含む勤怠管理システムの比較・導入でお悩みの場合は、ご相談ください。
