勤怠の集計結果を給与システムへ手入力していると、転記や確認に時間がかかり、入力漏れや項目の取り違えも起こりやすくなります。
そこで検討されるのが、勤怠管理システムと給与計算の連携です。
ただし、システム同士を接続すれば正しい給与が自動的に計算されるわけではありません。
勤務区分や手当の条件、社員情報、締め処理の流れをそろえなければ、連携後も修正作業が残ります。
今回は、給与連携の目的、設定前に整理する項目、導入時の検証方法を解説します。
勤怠管理システムの給与連携が必要な理由
転記作業と締め処理を見直せる
勤怠と給与が分かれている職場では、人事労務担当者が確定した労働時間を表計算ソフトにまとめ、給与システムへ入力していることがあります。
給与連携を整えると、確定済みの勤怠データをCSVやシステム間の連携機能で受け渡せるため、同じ情報を何度も入力する工程を減らせます。
一方で、打刻漏れや未承認申請が残ったまま連携すると、誤ったデータが給与計算へ進みます。
締め日までに誰がエラーを確認し、誰が勤怠を確定するかまで見直すことが必要です。
計算結果の根拠を追いやすくなる
使用者は、労働者ごとに労働日数や労働時間数、休日・時間外・深夜の労働時間数などを賃金台帳へ適正に記入する必要があります。
勤怠側の集計項目と給与側の支給項目の関係が明確であれば、給与額に疑問が生じたときも、元となる勤務実績までさかのぼりやすくなります。
反対に、連携前後で項目をまとめ過ぎると、どの時間がどの手当や割増賃金に反映されたか分かりにくくなります。
確認に必要な内訳を残す設計が大切です。
給与連携では何を設定する？
社員情報と連携項目を対応させる
最初に確認したいのは、両システムで従業員を識別する社員番号です。
氏名だけで照合すると、同姓同名や改姓、表記の違いによって別人として扱われるおそれがあります。
次に、勤怠側の所定労働日数、実労働時間、時間外労働、休日労働、深夜労働、欠勤、遅刻・早退などを、給与側のどの項目へ渡すか対応表にします。
雇用区分によって不要な項目がある場合も、空欄とゼロの扱いが異なることがあるため、取込仕様を確認しましょう。
労働時間の区分と集計条件をそろえる
給与計算へ渡す時間数は、単なる残業時間の合計ではありません。
所定労働時間を超えた時間と法定労働時間を超えた時間、法定休日の労働、深夜の時間帯などを、就業規則や勤務制度に沿って区分する必要があります。
変形労働時間制やフレックスタイム制を採用している場合は、日ごとではなく一定期間での判定が必要になることもあります。
端数処理や日付をまたぐ勤務の扱いをシステムの初期値に任せず、現在の規程と法令に整合する設定か確認します。
手当と控除の計算場所を決める
シフト回数や宿日直回数、勤務場所、資格などに応じた手当がある場合、勤怠管理システムで回数を集計し、給与システムで金額を計算する方法があります。
反対に、勤怠側で金額まで計算すると、手当額の改定時に複数の設定変更が必要になる場合があります。
どちらで計算するかは、各システムの機能だけでなく、賃金規程と担当者の管理方法を踏まえて決めます。
欠勤控除や遅刻・早退控除も、対象時間と計算式を整理し、二重計算にならないようにします。
導入時はどう検証する？
規程と現在の計算方法を照合する
設定を始める前に、就業規則、賃金規程、雇用契約、給与明細、現在の計算資料を集めます。
規程と実際の運用が異なっている場合、そのまま連携設定へ置き換えると、従来の問題も引き継ぐことになります。
まず、勤務制度と給与の計算条件を整理し、規程を見直す事項とシステムへ設定する事項を分けましょう。
また、勤怠の申請・承認後にデータを確定する流れと、給与計算後に修正が見つかった場合の再連携方法も決めておきます。
複数の勤務例で並行計算する
試験運用では、通常勤務の従業員だけでなく、時間外労働、休日出勤、深夜勤務、欠勤、有給休暇、月途中の入退社などがある従業員を選びます。
新しい連携結果と従来の計算結果を比較し、差があれば、打刻、勤怠集計、データ出力、給与計算のどの段階で生じたかを確認します。
総支給額が一致することだけでなく、各時間数と手当の内訳まで検証することが重要です。
差異の原因と修正内容を記録すると、本稼働後の確認にも利用できます。
例外処理と責任者を明確にする
実際の給与計算では、打刻修正の遅れ、休職や復職、所属変更、過去月の訂正など、通常の連携だけでは処理しにくい事例が発生します。
例外が起きたときに、勤怠データを直して再連携するのか、給与側で調整するのかを統一しないと、修正履歴を追えなくなります。
勤怠確定者、データ出力者、給与計算者、最終確認者の役割を明確にし、締め日ごとのチェック項目を定めましょう。
導入後も制度変更や手当改定の際に設定を点検する体制が必要です。
まとめ
勤怠管理システムと給与連携を整えるには、社員番号や項目を対応させるだけでなく、労働時間の区分、手当・控除の計算条件、申請承認と締め処理までそろえることが大切です。
規程と現在の運用を確認し、例外を含む複数の勤務例で並行計算を行うことで、連携後に残る課題を把握できます。
みらいパートナーズでは、社会保険労務士と社内SEが連携し、勤怠管理から人事労務管理まで、規程や業務フローに合うシステムの選定、設定、導入後の運用を支援しています。
勤怠と給与の項目整理や計算条件、締め処理を含めて連携方法を検討したい場合は、ご相談ください。
