勤怠管理の集計作業や申請の確認に時間がかかり、システムの導入を検討される事業者の方もいらっしゃることでしょう。
ジョブカン勤怠管理は、打刻、勤怠集計、休暇管理、シフト管理などをまとめて扱える勤怠管理システムです。
ただし、機能が多いことだけで導入を決めると、自社の就業規則や締め処理との間にずれが生じることがあります。
自社の勤務形態と日々の業務を整理したうえで、必要な機能と設定を見極めることが大切です。
ここでは、ジョブカン勤怠管理の主な特徴と、導入前後に確認したい運用上のポイントを解説します。
ジョブカン勤怠管理では何を管理できる？
打刻と勤怠集計を管理する
ジョブカン勤怠管理では、パソコン、スマートフォン、ICカード、顔認証など、勤務場所や働き方に応じた方法で打刻を記録できます。
打刻した時刻を基に、出勤日数、労働時間、残業時間などを集計できるため、手作業での転記や計算の負担を見直しやすくなります。
フレックスタイム制や変形労働時間制など、勤務形態に応じた集計を行う場合は、実際のルールに合う設定ができるかを事前に確認しましょう。
打刻漏れや不自然な時刻を把握するには、誰が確認し、どのように修正を申請するかも決めておく必要があります。
シフトと休暇を管理する
シフト勤務がある職場では、予定した勤務と実際の勤務を並べて確認できることが、勤怠管理の効率化につながります。
休暇管理では、有給休暇などの付与日数、取得状況、残日数を把握し、必要に応じて申請・承認の流れを整えることができます。
一方で、休暇の種類、半日・時間単位の扱い、代休や振替休日の区分は、会社ごとのルールにより異なります。
システム上の項目を先に決めるのではなく、就業規則や労使協定に沿って運用の前提を整理することが重要です。
申請・承認とアラートを設定する
残業、休暇、打刻修正などの申請について、承認者を設定し、状況を管理することもできます。
部署や役職ごとに閲覧・操作できる範囲を分けることで、必要な人が必要な情報を確認しやすい状態を作れます。
また、長時間労働や打刻漏れなどを知らせるアラートを活用すると、締め日にまとめて問題へ気付くことを減らしやすくなります。
ただし、アラートを出すだけでは対応にならないため、通知を受けた後に誰が確認し、どのように対応するかまで決めておきましょう。
導入前に何を整理する？
勤務形態と締め日を整理する
導入前には、正社員、パート・アルバイト、管理監督者など、雇用区分ごとの勤務形態を洗い出します。
固定時間勤務、シフト勤務、フレックスタイム制、直行直帰などが混在している場合は、それぞれに必要な打刻方法や集計方法を確認します。
勤怠の締め日、給与の締め日、給与計算を行う日程も整理しておくと、月次業務の流れに合わせた設定を検討しやすくなります。
現場ごとの例外的な扱いを放置せず、導入を機にルールとして整理できるかを確認することも大切です。
就業規則と勤怠ルールを確認する
システムは、会社が定めた勤怠ルールを正確に運用するための仕組みです。
所定労働時間、休憩、遅刻早退、残業の申請、休日出勤、代休などの扱いを、就業規則や社内規程と照らし合わせます。
実際の運用が規程と異なる場合は、設定だけで解決しようとせず、どちらを見直すべきかを検討する必要があります。
従業員に説明する内容と管理者が判断する基準をそろえることで、導入後の問い合わせや認識違いを抑えやすくなります。
給与計算との連携方法を確認する
勤怠データは、給与計算の基礎になる大切な情報です。
締め後にどのデータを出力し、どの担当者が確認し、給与計算へどのように渡すのかを具体的に決めます。
残業時間、欠勤控除、休暇、手当の計算に必要な項目が、現在の給与計算の流れと合っているかも確認が必要です。
連携機能を利用する場合でも、初回の締め処理では集計結果と給与計算の結果を照合し、想定どおりの数値になるかを確かめましょう。
導入後に定着させるには？
権限と承認フローを設定する
導入後は、従業員、上長、人事担当者などの役割に応じて、閲覧や修正、承認の権限を設定します。
承認者が不在のときの代理承認や、組織変更時の見直し方法も決めておくと、手続きが滞りにくくなります。
権限を広く設定しすぎると、意図しない修正や情報の閲覧につながるおそれがあります。
実際の業務に必要な範囲に絞り、定期的に設定を見直すことが大切です。
試験運用で締め処理を確認する
本格的に切り替える前に、一定期間は試験運用を行い、従来の集計結果と比較します。
打刻、申請、承認、締め、給与計算への受け渡しまでを一連で確認すると、設定漏れや運用上の課題を見つけやすくなります。
特に、月途中の入退社、休日出勤、休暇の取得、勤務時間の例外などは、想定どおりに処理できるかを確認しましょう。
問題が起きた場合の問い合わせ先と修正手順を共有しておくと、現場の不安を減らせます。
従業員への案内と運用フォローを行う
新しい打刻方法や申請方法は、従業員にとって日々の業務に直結する変更です。
開始日、打刻の方法、打刻を忘れた場合の連絡先、申請の期限を、分かりやすく案内します。
導入直後は、よくある質問を集め、マニュアルや案内を更新しながら運用を整えます。
管理者だけでなく従業員からも意見を聞くことで、実態に合った勤怠管理へ改善しやすくなります。
まとめ
ジョブカン勤怠管理は、打刻、勤怠集計、シフト、休暇、申請・承認などをまとめて管理できる仕組みです。
導入にあたっては、機能の多さだけでなく、自社の勤務形態、就業規則、勤怠の締め日、給与計算とのつながりを確認することが重要です。
権限や承認フローを整え、試験運用で締め処理まで確認すると、本稼働後の混乱を抑えやすくなります。
導入後も現場の声を基に設定や案内を見直し、勤怠管理を継続的に整えていきましょう。
みらいパートナーズでは、勤怠ルールと給与計算の流れを踏まえたシステム選定、設定、運用の見直しを支援しています。
ジョブカン勤怠管理の導入や、導入後の運用にお悩みの場合は、ご相談ください。
