外出や直行直帰、テレワークなどがある企業では、スマートフォンから勤怠を記録できる環境を整えたいというご相談があります。
Touch On Timeについても、「スマホアプリで打刻できるのか」「位置情報を使った打刻は可能なのか」と気になる方は多いでしょう。
Touch On Timeでは、スマートフォンのブラウザから利用できる打刻方法が用意されているため、専用端末の前まで戻らなくても勤怠を記録できます。
ただし、スマートフォンで打刻できるようにするだけでは、適切な勤怠管理につながるとは限りません。
そこで、今回はTouch On Timeをスマートフォンで利用する方法と、導入時に確認しておきたい勤怠ルールや設定について解説します。
Touch On Timeをスマホで利用するには？
スマートフォンから出退勤を記録する
Touch On Timeでは、Myレコーダーなどを利用してスマートフォンのブラウザから出退勤を記録できます。
PCやモバイル端末、ICカード、GPS、指紋・静脈・顔認証など複数の打刻方法に対応しており、企業の勤務形態に応じて使い分けられることが特徴です。
スマートフォンを利用すれば、外出先や直行直帰など、事業所に設置した打刻機を使いにくい働き方にも対応しやすくなります。
一方で、スマートフォン打刻を全従業員に認めるのか、外勤者などに限定するのかは、企業側でルールを決めておくことが大切です。
タイムカードから勤務状況の確認や申請を行う
Touch On Timeでは、打刻だけでなく、自分の勤務状況を確認したり、勤怠に関する申請を行ったりする運用も可能です。
打刻忘れや勤務時間の修正、休暇などについて従業員から申請し、管理者が確認・承認する流れを整えられます。
スマートフォンから確認や申請ができれば、従業員自身が勤怠状況を把握しやすくなります。
ただし、どのような場合に申請が必要なのか、誰が承認するのか、いつまでに修正するのかといった運用ルールもあわせて決める必要があります。
スマホ利用を始める前に確認したい設定ポイント
位置情報の取得条件を勤務実態に合わせる
Touch On TimeはGPSを利用した打刻にも対応しています。
外勤や直行直帰が多い企業では、勤務開始・終了時の位置情報を勤怠管理に活用する方法を検討できます。
私たちの勤怠管理システム導入支援でも、GPS打刻を含む打刻方法の設定を支援しています。
ただし、位置情報を利用できることと、すべての従業員に同じ運用が適していることは別です。
事業所勤務、外勤、在宅勤務など、それぞれの働き方に応じて必要な打刻方法を整理しましょう。
打刻場所と申請承認のルールを社内でそろえる
スマートフォンから打刻できる場合、どの場所で、どの時点に打刻するのかも明確にする必要があります。
直行直帰や出張、在宅勤務などについて始業・終業の考え方が統一されていなければ、従業員ごとに異なる判断で打刻される可能性があります。
また、打刻忘れや誤打刻があった場合の修正方法、申請経路、承認権限も設定しておくことが重要です。
システムの機能に社内ルールを合わせるのではなく、実際の勤務方法を整理したうえで必要な設定へ落とし込むことが安定運用につながります。
スマホ運用で勤怠管理を安定させるには
就業規則と労働時間の集計条件を設定へ反映する
勤怠システムでは、打刻時刻だけでなく、その時間をどのような条件で集計するかが重要です。
始業・終業、休憩、残業、休日勤務、シフトなどの条件が就業規則や実際の働き方と一致していなければ、運用開始後に確認や修正が増える可能性があります。
私たちは、就業規則や賃金規程、現在の勤怠管理方法を確認し、現行運用と規程の差を整理したうえでシステム設定をご提案しています。
打刻方法だけを見るのではなく、労働時間管理全体を設計することが重要です。
給与計算や承認フローとのつながりを整理する
勤怠管理は、出退勤を記録して終わるものではありません。
確定した勤怠データは、締め処理や給与計算につながります。
そのため、従業員の申請から上長の承認、勤怠確定、給与計算までを一つの業務フローとして考える必要があります。
私たちは給与計算や労務手続きの実務も踏まえながら、勤怠データを後工程で利用しやすい運用へ整理しています。
Touch On Timeの導入実績を活かして支援する
私たち社会保険労務士法人みらいパートナーズでは、Touch On Timeの導入支援実績があり、これまでTouch On Timeを70社以上へ導入しており、製造、自動車、病院、介護、クリニック、研究、建設、飲食など、さまざまな業種への導入実績があります。
社会保険労務士とシステム担当者が連携し、システム提案、設定内容の整理、データ登録、打刻機器や申請経路の設定、操作指導、試験運用、本稼働後のフォローまで支援しています。
Touch On Timeを導入したいものの、自社の就業ルールをどのように設定へ反映すればよいか分からない場合も、労務とシステムの両面からご相談ください。
まとめ
Touch On Timeは、スマートフォンのブラウザから打刻や勤怠確認などを行えるため、外出や直行直帰を含む働き方にも活用できます。
一方で、スマートフォンから打刻できることだけで運用を決めず、位置情報、打刻場所、申請承認、労働時間の集計、給与計算まで一連の流れとして整えることが重要です。
私たちはTouch On Timeを70社以上へ導入支援した実績を踏まえ、社会保険労務士とシステム担当者が連携して企業ごとの勤務ルールに合う導入と運用定着を支援しています。
Touch On Timeの導入やスマートフォン打刻の運用にお悩みの場合は、現在の勤怠管理方法の整理からご相談ください。
