Touch On Timeで位置情報を利用すると、直行直帰や外回りをする従業員がどこで打刻したかを確認できます。
一方、位置情報を取得できれば、それだけで適切な勤怠管理ができるわけではありません。
どの場面で位置情報を利用するのか、取得できない場合をどう扱うのか、誰が確認するのかといった運用ルールも決めておく必要があります。
今回は、Touch On Timeの位置情報で確認できることと、導入前に整理したい勤怠ルール、システム設定の考え方を解説します。
Touch On Timeの位置情報はどこまで確認できる？
位置情報は打刻した地点の確認に使う
Touch On Timeでは、「Myレコーダー」や「Facee」で打刻した際の位置情報を取得し、タイムカード上で確認できます。
スマートフォンなどを使って事業所以外から打刻する場合にも、打刻地点を確認するために利用できます。
直行直帰や外回りなど、会社に設置したタイムレコーダーだけでは対応しにくい働き方で活用を検討できる機能です。
ただし、位置情報は打刻地点を確認するための情報です。
位置情報だけを根拠に労働時間を判断するのではなく、打刻時刻や勤務予定、申請内容などとあわせて勤務実態を確認することが大切です。
取得できない場合の打刻可否は設定で変わる
Touch On Timeでは、位置情報を取得できない場合の打刻を制限する設定も可能です。
そのため、会社側の設定内容によって、位置情報を取得できないときの従業員の操作が変わります。
端末側で位置情報の利用が許可されているかといった点も含め、実際に使用する端末や勤務場所で確認したうえで運用を決める必要があります。
取得できない場合に備えた申請方法まで準備しておくと、現場での判断も統一しやすくなります。
位置情報の精度は端末や測位環境に左右される
Touch On Timeの公式情報でも、位置情報の取得可否や精度は利用する端末や通信・測位環境によって異なると案内されています。
そのため、表示された場所と実際の打刻地点に差が生じる可能性も考慮して運用する必要があります。
位置情報を確認できることと、表示された地点だけで勤務実態を断定できることは分けて考えましょう。
位置情報は勤怠を確認するための一つの情報として活用することが適切です。
位置情報を使う前に何を決めるべきか
直行直帰や外回りなど利用対象を明確にする
最初に決めたいのは、誰がどのような勤務時に位置情報付きの打刻を利用するのかです。
営業職の直行直帰、現場勤務、外出先からの出退勤など、自社で想定される場面を洗い出します。
全員に同じ打刻方法を適用する必要があるとは限りません。
事業所勤務と外勤で打刻方法を分けるなど、実際の働き方に合わせて運用を設計することが重要です。
取得できない場合の申請や修正ルールを決める
位置情報を取得できない場合の対応を決めていないと、従業員ごとに処理が異なる可能性があります。
打刻できなかった場合は申請を行う、管理者が勤務状況を確認して承認するなど、例外時の手順をあらかじめ整理しておきましょう。
打刻漏れや誤打刻についても、本人がどのように修正を申請し、誰が承認するのかを決めておくことが大切です。
位置情報の設定だけでなく、申請と承認まで一つの勤怠フローとして考える必要があります。
従業員への説明と閲覧権限の範囲を整理する
位置情報を利用する場合は、従業員への説明も欠かせません。
どの打刻時に位置情報を取得するのか、どのような目的で利用するのか、社内の誰が確認するのかを整理しておきましょう。
管理者についても、業務上必要な範囲で確認できるように権限を設計することが重要です。
システム上で取得できる情報だから利用するのではなく、自社の勤怠管理に必要な範囲を明確にしたうえで運用します。
位置情報を活かすための勤怠ルールとシステム設定
就業規則や勤怠ルールに合わせて設定条件を整理する
位置情報付きの打刻を実務に定着させるには、システム設定と勤怠ルールを合わせる必要があります。
始業・終業時刻の考え方、直行直帰時の打刻方法、出張時の取り扱い、打刻できなかった場合の申請方法などを整理してから設定へ落とし込みます。
私たちは、就業規則や賃金規程、実際の勤怠管理方法を確認し、現行運用とシステム設定の差を整理しながら導入を支援しています。
承認フローや給与計算まで含めて運用をつなげる
勤怠管理は、出退勤を打刻して終わる業務ではありません。
打刻漏れや修正の申請、管理者による承認、勤怠の締め処理、給与計算への連携までつながっています。
位置情報を利用する場合も、例外時の処理や承認方法まで決めておかなければ、管理担当者の確認作業が増える可能性があります。
私たちは、集計条件や申請フロー、給与計算とのつながりまで確認し、実際の業務に合わせた運用を検討します。
社会保険労務士と社内SEが導入後の定着まで支援する
私たち社会保険労務士法人みらいパートナーズでは、Touch On Timeの導入支援実績があり、これまでTouch On Timeを70社以上へ導入しています。
Touch On Timeを含む勤怠管理システムの導入では、システムの機能だけでなく、労働時間の考え方や社内の勤怠ルールを設定へ反映することが重要です。
社会保険労務士と社内SEが連携し、設定内容の整理、データ登録、機器設定、操作指導、試験運用、本稼働、運用フォローまで支援しています。
位置情報付き打刻をどのように利用するかを含め、自社の勤務実態に合う運用を整理したい場合はご相談ください。
まとめ
Touch On Timeでは、「Myレコーダー」や「Facee」で打刻した際の位置情報を取得し、タイムカード上で確認できます。
ただし、位置情報の取得可否や精度は端末や通信・測位環境によって異なるため、位置情報だけに頼らず、打刻、申請、承認まで含めた勤怠ルールを整えることが大切です。
私たちは、Touch On Timeの導入支援実績を持つみらいグループの知見を生かし、社会保険労務士と社内SEが勤怠ルールとシステム設定の両面から導入を支援しています。
位置情報の使い方やTouch On Timeの設定を自社の働き方にどう合わせるべきか迷っている場合は、現在の勤怠運用の整理からご相談いただけます。
