Touch On Timeの管理画面では、日々の勤怠状況の確認だけでなく、スケジュールや申請承認、従業員情報、集計条件など、勤怠管理に必要な設定をまとめて扱えます。
一方で、機能を使える状態にすることと、自社の就業規則や勤務実態に合う形で運用できることは同じではありません。
設定内容によって残業や休日、深夜労働などの集計結果も変わるため、導入時には画面操作と同時に勤怠ルールの整理が重要です。
そこで、今回はTouch On Timeの管理画面でできることと、運用前に整理したいポイント、私たちが支援できる内容をご紹介します。
Touch On Timeの管理画面で何ができる？
勤怠状況の確認と集計データの管理
Touch On Timeの管理画面では、打刻データや勤怠の集計情報を確認・管理できます。
日別・月別の勤怠を確認しながら、遅刻や早退、残業、深夜勤務などの集計状況を把握できます。
締め処理の前にエラーや未処理の勤怠を確認する運用にしておくと、月末に修正作業が集中する状態を避けやすくなります。
表示される数値だけを見るのではなく、どの勤務区分や集計条件によって算出されているかを理解しておくことも大切です。
申請承認とスケジュールの管理
管理画面では、早番・遅番などのスケジュールを設定し、勤務予定と実績を照らし合わせた勤怠管理を行えます。
スケジュールを利用すると、遅刻・早退や所定外時間などを勤務予定に基づいて集計する設定も可能です。
また、従業員からの各種申請について承認フローを設定し、管理者が内容を確認して処理する運用を組み立てられます。
誰が申請し、誰が承認し、承認後の勤怠へどう反映させるかまで整理しておくことが重要です。
従業員情報や各種設定のメンテナンス
Touch On Timeでは、従業員や雇用区分、管理者権限などの設定も管理画面から行います。
管理者には全権管理者と権限を限定した一般管理者があり、担当範囲に応じた管理体制を設計できます。
人事異動や組織変更がある企業では、従業員情報だけでなく、所属や承認経路、管理権限など周辺設定の更新も必要です。
導入時に設定して終わりではなく、誰がどの項目をメンテナンスするか決めておくことが大切です。
管理画面を使いこなすには何を整理すべきか
管理者ごとの権限と承認フローを明確にする
最初に整理したいのが、管理者の役割と承認フローです。
人事担当者だけが全社員を管理するのか、各部署の責任者にも確認や承認を任せるのかによって、必要な権限設定は変わります。
必要以上の権限を付与せず、実際の組織体制に沿って担当範囲を設定することが重要です。
同時に、休暇や残業、打刻修正などの申請を誰が承認するのかを明確にすると、管理画面上の処理と社内ルールを合わせやすくなります。
就業規則や勤怠ルールを集計条件へ落とし込む
勤怠システムは、設定した条件に基づいて時間を集計します。
そのため、所定労働時間、休憩、休日、残業、深夜労働、変形労働時間制などの扱いを、就業規則や賃金規程と照らして整理する必要があります。
従来のExcelや紙の管理で担当者が個別判断していた内容があれば、その判断基準も言語化しておく必要があります。
現行運用をそのまま再現するのではなく、規程とのずれがないか確認したうえでシステムへ落とし込むことが安定運用につながります。
給与計算へつなぐ勤怠データの扱いを整理する
勤怠管理は、月次の給与計算と切り離して考えられません。
残業時間、休日労働、深夜労働、欠勤や遅刻早退など、給与計算に利用する項目をどう集計し、どのデータを連携するかを事前に整理します。
連携できるかどうかだけでなく、出力する項目と給与側で必要な項目が合っているかの確認も必要です。
本稼働前には、既存の集計結果と比較しながら差異を確認することが大切です。
管理画面の設定と運用を専門家と整えるメリット
社会保険労務士と社内SEが規程と現行運用を整理する
私たちは、勤怠管理システムの設定だけを切り離して進めるのではなく、就業規則や賃金規程、現在の勤怠運用を確認したうえで設定内容を整理します。
社会保険労務士と社内SEが連携し、労務実務とシステムの両面から、どのルールをどの設定へ反映するかを検討します。
打刻方法、申請・承認フロー、勤務体系などもヒアリングし、現場で継続しやすい運用になるよう整理します。
初期設定から管理者向けの操作レクチャーまで支援する
私たちの導入支援では、法人情報や社員情報、勤怠集計条件、打刻機器、申請経路、権限などの設定を支援します。
設定の進捗に合わせて、管理者画面の操作方法や設定内容もご説明します。
実際の画面を使いながら、社員登録、シフト管理、申請承認など日常的に発生する操作を確認し、本稼働後に社内でメンテナンスしやすい体制づくりにつなげます。
本稼働後も締め処理や給与連携を見据えて運用を支える
本稼働前には、既存システムとの比較や実際の業務シナリオに沿ったテストを行い、集計結果や申請フローに問題がないか確認します。
本稼働後も、初回の締め処理や給与連携など、運用上の重要なポイントを確認しながら必要な調整を支援します。
Touch On Timeの管理画面を使いこなすには、機能を覚えるだけでなく、自社のルールに沿った設定とメンテナンス方法を定着させることが重要です。
まとめ
Touch On Timeの管理画面では、勤怠データの確認、スケジュール、申請承認、従業員情報、管理者権限などをまとめて管理できます。
一方で、安定した運用には就業規則や勤怠ルール、承認フロー、給与計算とのつながりを整理したうえで設定することが欠かせません。
私たちは、社会保険労務士と社内SEが連携し、設定内容の整理からデータ登録、操作説明、試験運用、本稼働後のフォローまで支援しています。
Touch On Timeの導入や管理画面の設定に不安がある場合は、現在の運用を確認しながら、実務に合う形を一緒に整理します。
